Compteurs des documents

Compteurs des documents

L’onglet « Compteurs » dans les paramètres société permet de gérer les numéros affichés sur les documents.

PRÉREQUIS

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Fonctionnement

Pour gérer vos compteurs, il faut cliquer sur le bouton Paramètres (Onglet compteurs) :

Ensuite vous pouvez modifier le préfixe ou le prochain numéro de vos devis / commande / facture…

Par défaut, le préfixe est : «  x-AA/MM-%5  » : 

  •  x représente un D pour devis, un F pour Facture…
  •  AA représente l’année en cours,
  • MM représente le mois en cours,
  • %5 représente le nombre de chiffres pour le numéro. (Il n’y a pas d’arrêt de la numérotation, passé ces 5 chiffres).
 Attention : Le compteur des documents ne redémarre pas à 0 après avoir changé de mois ou d’année.

Vous pouvez utiliser un préfixe personnalisé (ex: « Devis N° ») en changeant le préfixe.

Le code « 6C » du préfixe des comptes clients correspond au 6 premières lettres du NOM client.

Ajout de 4 autres compteurs :

Compteur code client :

Pour créer un compteur « Code client« , allez dans la fenêtre des paramètres sociétés et cliquez sur l’onglet « Compteurs« . Cliquez ensuite dans la liste des compteurs et appuyez sur la touche Inser du clavier. Choisissez d’insérer un compteur de code client. Sur ce compteur l’option « Ne pas codifier les prospects » indique que les clients sont codifiés au moment de la validation d’un devis en commande.

Compteur devis local :

Pour les nomades uniquement, pour insérer un compteur de devis local (compteur vendeur), allez dans la fenêtre des paramètres société et cliquez sur l’onglet « Compteurs« . Cliquez ensuite dans la liste des compteurs et appuyez sur la touche Inser du clavier. Sélectionnez ensuite l’utilisateur sur lequel vous souhaitez créer le compteur. L’incrémentation des codifications est alors lié à l’utilisateur affiliée au client ou au document.

 Attention : ce préfixe nécessite de renseigner le code externe de l’utilisateur !

Compteur agence :

Si des agences existent, allez dans la fenêtre des paramètres société et cliquez sur l’onglet « Compteurs« . Cliquez ensuite dans la liste des compteurs et appuyez sur la touche Inser du clavier. Choisissez d’insérer un compteur lié à une agence. Sélectionnez ensuite l’agence sur laquelle créer le compteur. Choisissez enfin le compteur à créer parmi les compteurs proposés. L’incrémentation des codifications est alors liée à l’agence affiliée au client ou au document.

 Attention : cette étape nécessite de renseigner le code externe de l’agence ! Il faut aussi que l’option « Gestion des agences / régions » soit cochée dans les options par défaut des paramètres.

 Compteur de bordereaux de remise en banque :

La saisie des règlements intègre la génération de bordereaux de remise en banque. Vous pouvez numéroter vous-même ces bordereaux ou créer un compteur automatique. Allez dans la fenêtre des paramètres société et cliquez sur l’onglet « Compteurs« . Cliquez ensuite dans la liste des compteurs et appuyez sur la touche Inser du clavier. Choisissez d’insérer un compteur de bordereaux de remise en banque. Vous pouvez ensuite paramétrer ce compteur.

 Astuces :   Il est possible de supprimer un compteur rajouté en appuyant sur la touche « Suppr » du clavier.   Utilisation possible des formules dans les compteurs (voir ci-dessous).
 

Format de la formule :

  • @ : utiliser le code
  • x :  nombre de caractères maximum (facultatif)
  • Symbole :  L code client, G code externe agence, T code externe utilisateur, H code chantier, N nom du client, C code commande client
  • < :  compléter le code pour obtenir le nombre de caractères (Facultatif)
  • y :  caractère à utiliser pour compléter le code (Obligatoire si présence de <)

Exemple :
Commande achat avec ‘A-‘, le code du vendeur sur 2 caractères, le code client sur 6 caractères et le nom du chantier sur 10 caractères. Tous les codes sont complétés par le symbole ‘_’ s’ils sont trop court. Le compteur sur 4 caractères :
A-@2T<_@6L<_@10H<_%3 

Commande achat avec copie du numéro de la commande client :

  • Préfixe de la commande client : C-AA/MM-%5
  • Préfixe de la commande achat : A-@11!C.%3
  • Résultat : Commande client = C-13/04-00484, Commande achat = A-13/04-00484.059

L’option « Prochain numéro lié à la vente » du compteur « Commande fournisseur N° » permet de réinitialiser le compteur des achats à 1 pour chaque commande client.