Loi anti-fraude

Condition d’inaltérabilité

Le texte :

« Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit enregistrer toutes les données d’origine relatives aux règlements. Il doit conserver ces données d’origine enregistrées et les rendre inaltérables.

Si des corrections sont apportées à des opérations de règlement, que ce soit au moyen du logiciel ou système lui-même ou d’un dispositif externe au logiciel ou système, ces corrections (modifications ou annulations) s’effectuent par des opérations de « plus » et de « moins » et non par modification directe des données d’origine enregistrées. Ces opérations de correction donnent également lieu à un enregistrement.

Autrement dit, le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit prévoir que l’administration fiscale puisse accéder aux données d’origine enregistrées initialement ainsi qu’au détail daté (année, mois, jour, heure, minute) des opérations et des corrections apportées lorsque ces données ont fait l’objet de corrections. »

Dans le logiciel HerculeProV4, la saisie d’un règlement est inchangée.

Cependant, un règlement est non supprimable de même pour le document qui y est rattaché. Cela s’applique aussi pour une commande ou un devis validé.

Pour annuler un règlement enregistré :

Le bouton ‘Annuler le règlement en créant une écriture inverse’, est accessible à tous les utilisateurs ayant les droits de suppression sur le module règlement.

En cliquant sur ce bouton, vous devez valider les questions suivantes :

Puis indiquez le commentaire pour l’annulation de ce règlement :

Après validation, le règlement disparaît de l’écran.

En bas de la liste des règlements, apparaît ‘Afficher les règlements annulés’ que vous pouvez cocher afin de visualiser les règlements annulés. Les règlements annulés apparaissent barrés dans la liste.

Vous pouvez également saisir un ‘règlement négatif’ afin d’annuler une partie du règlement :

 Attention : Aucune suppression du document peut être faite s’il y a un règlement enregistré sur un document.

Sécurisation

Le Texte :

« Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit sécuriser les données d’origine, les données de modifications enregistrées et les données permettant la production des pièces justificatives émises.

Cette sécurisation peut être assurée par tout procéder technique fiable, c’est-à-dire de nature à garantir la restitution des données de règlement dans l’état de leur enregistrement d’origine. Il peut notamment s’agir d’une technique de chaînage des enregistrements ou de signature électronique des données.

L’emploi d’une fonction « école » ou « test » destinée à l’enregistrement d’opérations de règlement fictives aux fins de formation du personnel doit être sécurisé, par une identification très claire des données de règlement, des pièces justificatives (par exemple en apposant la mention « factice » ou « simulation » en trame de fond de ces documents) et de toutes les opérations enregistrées lors de l’utilisation de cette fonction, ainsi que par l’identification de l’opérateur sous la responsabilité duquel le personnel en formation enregistre les données.

Lors de la saisie d’un document de Test ou pour de la formation, peux être identifié par le fait de mentionner ‘Ecole ou Test’ dans les ‘références clients’. »

Conservation

Le Texte :

« Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse qui enregistre les données de règlement doit prévoir une clôture. Cette clôture doit intervenir à l’issue d’une période au minimum annuelle (ou par exercice lorsque l’exercice n’est pas calé sur l’année civile)

Les systèmes de caisse doivent, de plus, prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle. Pour chaque clôture – journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice) – des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le système de caisse, comme le cumul du grand total de la période et le total perpétuel pour la période comptable. Toutes les données mentionnées au I-A-3 § 50 doivent être conservées. Cette obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système (cf. I-B-3 § 170).

Cette conservation est opérée, soit en ligne, c’est-à-dire dans le logiciel ou système, soit dans une archive dans le respect des conditions d’archivage détaillées au I-B-4 § 220 à 260.

Les données de règlement étant des données servant à l’établissement de la comptabilité de l’entreprise, elles doivent être conservées pendant le délai de six ans prévu au premier alinéa de l’article L.102 B du LPF. Se reporter au BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 pour plus de précisions.

Lorsque l’assujetti utilise un système de caisse centralisé avec remontée des données de règlement depuis des points de vente vers un système centralisateur, la conservation des données enregistrées ligne par ligne et la conservation des données cumulées peut être réalisée au niveau du système centralisateur, à condition qu’une traçabilité de la remontée des données de règlement des points de vente vers le système centralisateur soit prévue. Cette traçabilité doit permettre à l’administration de vérifier l’exhaustivité du flux des données transférées. »

 Attention : Aucune saisie possible de règlement sur les nomades.

Archivage

Le texte :

« Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit permettre d’archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuel ou par exercice. La procédure d’archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés. Elle doit prévoir un dispositif technique garantissant l’intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées. Les archives peuvent être conservées dans le système lui-même ou en dehors du système lorsqu’il existe une procédure de purge.

Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l’administration en cas de contrôle, y compris lorsque l’entreprise a changé de logiciel ou de système.

Le logiciel ou système doit prévoir une traçabilité des opérations d’archivage, selon un procédé fiable.

Au-delà de la périodicité choisie et au maximum annuelle ou par exercice, le logiciel ou le système peut prévoir une procédure de purge des données de règlement. Avant la mise en œuvre de cette procédure de purge, le logiciel ou le système doit garantir la production d’une archive complète des données de règlement (données d’origine et éventuelles modifications), avec la date de l’opération de règlement (année – mois – jour), sur un support physique externe sécurisé.

Pour les systèmes de caisse, la purge n’est que partielle : le système doit conserver dans un état sécurisé « en ligne », c’est-à-dire dans le système lui-même, les données cumulatives et récapitulatives contenues dans le grand total de la période et le total perpétuel pour la période dont les données ont été purgées. »

Chacun étant garant de ses propres données, la sauvegarde se paramètre dans le ‘paramétrage société’ de l’application.

Si la case ci-dessus est cochée alors dès que vous vous déconnectez de l’application une sauvegarde vous est proposée.

À savoir qu’il faut renseigner le ‘Chemin de sauvegarde’, si celui-ci est un disque local alors il convient d’en faire une sauvegarde sur un disque dure externe, clé USB ou une sauvegarde sur un cloud.

Impression

L’état de TVA sur encaissement reprend les règlements annulés.    

Comptabilité

Les règlements annulés font l’objet d’écritures comptables.

Attestation

Pour imprimer l’attestation individuelle de conformité liée à la loi anti-fraude, alors vous pouvez vous rendre dans le paramétrage de votre société :

Renseignez la date d’acquisition de votre logiciel HerculeProV4 pour visualiser votre attestation individuelle.