Dans HerculePro, il est possible de gérer les utilisateurs et documents selon un système d’agences, de régions et de compagnies.(pour voir le fonctionnement de celles-ci, reportez vous aux articles correspondants). Ces différents éléments peuvent se recouper, par exemple une région peut englober deux agences etc.

Avec ce principe, il est possible de paramétrer avec précision les documents accessibles par chacun des utilisateurs. Dans le schéma, un utilisateur rattaché à la région sud aura accès aux agences B et C, un utilisateur rattaché à la compagnie 1 aura accès aux agences A et B…