Les paramètres société servent à renseigner toutes les informations sur l’identité de la société.

PRÉREQUIS

• Toutes les versions

Onglet Société

Pour paramétrer les paramètres société, il faut cliquer sur ‘Paramètres’  .

Puis compléter toutes les informations sur l’identité de la société.

Ces informations sont importantes car elles permettent d’interagir avec certaines opérations dans le logiciel.

Les informations ‘Nom commercial’, ‘Adresse, complément’, ‘Code Postal’, ‘Téléphone’, ‘Télécopie’, ‘email’ et ‘Site internet’ peuvent être reprises dans l’entête de vos documents grâce au paramétrage du modèle d’impression.

L’option ‘Sauvegarder les données en quittant l’application’ permet de faire une sauvegarde supplémentaire externe de vos données.

Onglet Statut

Cet onglet permet de renseigner les statuts de l’entreprise.

• Type société : forme juridique (SARL, SA, …)
• Au capital de : montant du capital avec le symbole €
• SIRET : (SIREN + NIC) : composé de 14 chiffres, il identifie l’établissement.
• Code NAF ou code APE : Nomenclature des Activités Françaises (NAF) ou Activité Principale de l’Entreprise (APE). Élément composé de 3 chiffres et une lettre.
• R.C.S : composé du numéro Siren, suivi des initiales RCS suivi du Lieu du RCS.
• N° TVA : composé à partir du numéro SIREN. Devise : ne concerne que les utilisateurs du logiciel dont la monnaie nationale n’est pas l’euro.

Les informations de l’onglet ‘Statut’ peuvent être reprises dans le pied de page de vos documents (voir case à cocher RCS dans ‘Paramétrage des modèles’).

‘Code réseau’ et ‘ID PACTE’ pour les partenaires BLEU CIEL (informations apparaissant sur le formulaire « Fiche fin de travaux » EDF).

L’’Assurance professionnelle’, sert à mettre des informations que vous souhaitez mettre en pied de page comme par exemple une assurance décennale.

Onglet Logo

Cet onglet permet de choisir les logos affichés sur les documents. Il faut respecter une taille de fichier inférieure à 128 Ko et un format bmp, jpg ou jpeg.

Dimensions max : 717×170 pixels / hauteur max : 45 mm et largeur max : 190 mm.

Résolution : 96 pixels/pouce

Mode : couleurs max RVB.

Papier à entête : Taille 180 Ko max. Dimensions max : 21 x 29.7 cm

Format : JPEG

Résolution : 96 pixels/pouce

Mode : couleurs max RVB.

Le logo de l’entreprise : ce logo sera utilisé en entête de document (devis et documents des ventes). On peut le paramétrer dans le menu ‘Paramétrage des modèles’.

Le logo pour les courriers : ce logo sera utilisé dans les modèles de documents (courriers, lettre de relance, etc).

Logo des partenaires : cochez les logos que vous souhaitez voir apparaître au bas de vos documents commerciaux (devis, facture).

Onglet Compteurs 

Cet onglet permet de paramétrer les compteurs affichés sur les documents.

Par défaut, le préfixe est : « x-AA/MM-%5 »  :

• x représente un D pour Devis, un V pour Vente, ….
• AA représente l’année en cours,
• MM représente le mois en cours,
• %5 représente le nombre de chiffres pour le numéro. (Il n’y a pas d’arrêt de la numérotation, passé ces 5 chiffres).

Le code « 3C » du préfixe des comptes clients correspond au 3 premières lettres du NOM client.

Il est possible de rajouter 4 autres compteurs :

• Code client
• Devis local
  Attention : compteur vendeur pour les nomades uniquement, ne pas utiliser si vous n’avez pas de licence nomade.
• Code agence
• Bordereaux de remise en banque

 Astuce : Il est possible de supprimer un compteur rajouté en appuyant sur la touche du clavier .

Onglet TVA

Cet onglet permet de paramétrer les différents taux de TVA.

• Libellé du régime de TVA
• Taux de TVA
• Taux de TVA Dom-Tom : taux indicatif (ne calcule pas le montant, mais indique le taux sous les conditions de règlement)
• Taux de TVA Autoliquidation : TVA utilisée pour la sous-traitance
• Taux de TVA par défaut : concerne les ventes. Si cette case est cochée, ce taux sera appliqué automatiquement dans tous les documents destinés aux clients (devis, confirmation de commande, facture). Il est tout de même possible de modifier ce taux à chaque document
• TVA sur encaissement : Nous gérons le double régime de TVA, à savoir TVA sur encaissement (la TVA est déclarée en fonction des règlements clients), TVA sur les débits (la TVA est déclarée par rapport aux factures émises). En général les sociétés sont assujetties à un seul régime, mais certaines utilisent simultanément les 2 régimes, en fonction de l’activité.

o   TVA sur encaissement : cocher tous les taux concernés par ce régime

o   TVA sur les débits : ne pas cocher cette case « TVA sur encaissement »

o   Double régime : créer des taux de TVA pour les débits, sans cocher la case, et créer des taux de TVA sur les encaissements en cochant la case.

Vous pourrez ensuite dans le module Ventes, dans le menu d’impression, utiliser le « Tableau de TVA » (TVA sur les débits) ou le document ‘TVA sur encaissement’ (TVA sur les encaissements) qui calculent automatiquement la TVA à déclarer. La TVA sur les encaissements est liée au réglage effectué dans le paramétrage comptable utiliser le bordereau de remise en banque.

• TVA Extourne : Si le taux de TVA est utilisé pour les extournes comptables (liés aux factures d’acompte), cocher cette case. Ce taux ne sera alors visible que dans le paramétrage comptable et ne pourra pas être utilisé par erreur dans les documents destinés aux clients.

Onglet Communication

Cet onglet permet de paramétrer les différentes interfaces de communication.

Onglet Conditions

Cet onglet permet de paramétrer les différents coûts et frais généraux. Vous pouvez également paramétrer le tarif horaire de votre main d’œuvre, marge d’alertes etc.

Onglet Divers

Cette fenêtre permet de définir les divers paramètres du logiciel.

Elle se décompose en 3 parties :

• Options par défaut : plusieurs options permettant d’automatiser certaines actions.
• Assistant menuiserie : paramétrer tout ce qui est lié aux catalogues fournisseurs.
• Modèle d’impression : mettre par défaut un modèle.

• Alerter si pas de métrage
  Quand vous cliquez sur le bouton  pour commander les produits, l’option vous avertit si vous n’avez pas réalisé de métrage :
  
• Gestion des agences / régions
  La gestion des agences / régions permet de filtrer les documents par rapport aux agences / régions paramétrées.
  
  La gestion des agences / régions permet de filtrer les documents par rapport aux agences / régions paramétrées.
  
  Le client, M. Dubois appartient aussi à l’AGENCE DU SUD.
  Avec ces exemples de paramétrage, le commercial ne verra que les documents des clients appartenant à l’AGENCE DU SUD.
• Gestion des agences / régions sur les clients
  Cette option, liée à « La gestion des agences / régions » permet de filtrer les clients par rapport aux agences / régions paramétrées.
  Si cette case est cochée en plus de la case « Gestion des agences / régions », non seulement les documents, mais les fiches clients, elles-mêmes, ne sont visibles que par un commercial rattaché à cette Agence / Région.
  Si cette case n’est pas cochée, tous les clients de toutes les agences sont visibles par tous les utilisateurs mais pas les documents (devis/ventes).
• Rechercher en dehors des agences
  Si l’option est cochée, alors, la recherche des clients existants s’effectue sur l’ensemble du fichier client et non pas uniquement sur les clients rattachés à l’agence du vendeur.
• Interdire les remises en globale
  
  Cette option empêche l’utilisateur de modifier les remises en globale dans le pied du document. Dans l’exemple, la cellule est grisée.
• Gérer le transport sur les lignes
  Cette option, parmi les options par défaut, permet d’afficher le Transport :
  – Dans les lignes du document :
  Dans l’exemple ci-dessus, les frais de transport totaux (40 €) sont incorporés sur chaque ligne, si l’option « Incorporer le prix du transport sur la ligne » est cochée (voir Paramètre – Rubriques ci-dessous).
  – Dans le pied du document : 
  – à la fin de l’aperçu avant impression : 
  Pour configurer les libellés et les montants de frais de transport, il faut se référer à la partie Paramètre – Rubriques :
  
• Autoriser la vente des options du catalogue
  
  Lorsque l’option « Autoriser la vente des options du catalogue » est activée, l’icône encadrée dans l’exemple apparaît. Elle permet ainsi de vendre seulement les options du catalogue.
  Cette option est disponible avec certains fournisseurs.
• Prendre l’agence du vendeur si présente
  Si votre profil utilisateur est lié à une agence :
  La création d’un nouveau client renseignera automatiquement l’agence :
  
• Rechercher à l’intérieur des textes avec : *
  Cette option permet de rechercher un élément avec une partie du mot. Le symbole * signifie « tout ».
  Cette méthode de recherche est expliquée dans Le Module de recherche du module client.
• Proforma avec N° (ventes uniquement)
  
  Dans le module vente, lorsque cette option est cochée, si vous sélectionnez « Imprimer une facture Proforma », le document aura un numéro : 
• Livraison si facture proforma réglée (ventes)
  Cette option permet d’avoir une alerte lorsque vous souhaitez imprimer le bon de livraison et que la facture proforma n’est pas réglée :
  
• Coef. du fournisseur dans les lignes manuelles
  Pour utiliser cette option vous devez au préalable paramétrer les coefficients du fournisseur dans le menu Catalogue – Fournisseur – onglet Conditions :
  Les coefficients sont alors pris en compte lors de la création manuelle :
  
• Utiliser la coloration des lignes
  Cette option, parmi les options par défaut, permet de connaître les documents facturés ou non dans le module vente.
  Elle colore les lignes différentes et rajoute dans le détail des lignes du document, les colonnes « Position » et « Détail des quantités ».

  Il faut utiliser les couleurs et positions logistiques pour connaître la couleur des lignes et le code état de la colonne « Position ».

  
  Dans l’exemple ci-dessus, les lignes sont en attente de facturation.

• Ajouter le temps de pause
  Cette option permet, lors de la saisie d’un rendez-vous, de cocher la case « Ajouter la pause » si le rendez-vous déborde sur le repas du midi.
  
  Dans cet exemple, les rendez-vous du lundi et du mardi ont la même durée. L’option « Ajouter le temps de pause » a été ajoutée au mardi.
• Prix de vente fixe sur les documents de ventes
  Cette option permet de garder le même prix entre le devis et la facture. En effet certains éléments comme le changement de cotes peuvent faire varier ce montant.
  De ce fait aucune modification de tarifs n’est autorisée dans le document
• N° de commande lors du passage en vente
  Cette option permet d’attribuer directement un numéro de commande lors du passage du devis en commande avec le bouton .
  Sans cette option il faut utiliser le bouton  pour générer le numéro de commande.

  Vous pouvez définir cette option sur un « Type client » seulement. Pour cela, il faut utiliser le menu Paramètres – Rubriques. Toutefois si l’option est toujours cochée dans les options par défaut, celle-ci prend le dessus sur celles paramétrées dans les types clients.

• Afficher les vendeurs et assistants / région
  Cette option permet de filtrer les vendeurs et les assistants affichés dans la fiche client en fonction de la région de l’agence saisie sur le client.
• Code client non modifiable
  Cette option permet de rendre non modifiable le code client.
   Cette option peut s’associer à l’option « Code client Obligatoire » présente dans le menu Paramètres – Paramètres société – onglet Champs .
• Code client renseigné non modifiable
  Cette option permet de rendre non modifiable le code client dès lors qu’il est renseigné.
   Cette option peut s’associer à l’option « Code client Obligatoire » présente dans le menu Paramètres – Paramètres société – onglet Champs .
• Vendeur du SAV sur les nouvelles ventes
  Dans le module SAV, à la création d’une nouvelle vente, ce n’est pas le vendeur renseigné dans la fiche client qui sera utilisé mais le vendeur rattaché au SAV.
• Prix MO non affichée non lié au temps
  
  Dans les modules Devis et Ventes, si vous saisissez un nombre d’heures, un calcul se fait en fonction du taux horaire renseigné
  dans l’onglet Divers des Paramètres Société. Si vous modifiez ce montant calculé, le programme recalcule le nombre d’heures.
  Si l’option « Prix de la main d’œuvre non affichée non lié au temps » est cochée, en modifiant le montant calculé,
  le programme ne recalcule pas le nombre d’heures.
• Toujours Gérer l’Encours client
  
  Si, dans la fiche client, la zone « Encours autorisé » est renseignée, un message s’affichera lors du passage du devis en commande, si l’encours du client est dépassé.
  
  Si l’option « Toujours gérer les encours clients » est cochée, ce message s’affichera lors du passage du devis en commande même si la zone « Encours autorisé » n’est pas renseignée.
  Cela signifie alors que l’on considère que la zone « Encours autorisé » est égale à 0, et que l’on n’accorde aucun encours à ce client.
• Contrôler l’encours non échu du client
  Si l’option « Contrôler l’encours non-échu du client » est cochée, le message d’encours dépassé s’affichera en tenant compte de la zone « Encours non-échu » et non pas de la zone « Encours ».
  Cela signifie que les règlements pour lesquelles une échéance a été saisie ne permettent pas de diminuer l’encours du client. Voir la saisie des règlements.
• Gérer la main d’œuvre comme un prix
  
  Dans les modules Devis et Ventes, 3 nouvelles zones apparaissent (dans notre exemple : 300,00 – 1,200 – 360,00) ; elles permettent la saisie d’un Prix d’achat de main d’œuvre (300,00), d’un Coefficient de vente (1,200) pour obtenir un Prix de vente (360,00).
  Ces informations permettent de gérer une main d’œuvre supplémentaire dans le cas de la sous-traitance.

  Dans le pied de l’assistant menuiserie une zone « Posé par » permet d’indiquer le nom du sous-traitant.

• Le nom du client doit-être unique
  
  Dans le module client, interdit les doublons sur la zone Nom du client.
• Négociation fournisseur dans le calcul du prix
  
  Dans l’assistant menuiserie, module devis ou ventes, vous pouvez indiquer une remise supplémentaire ou un prix d’achat.
  Si l’option Négociation fournisseur dans le calcul du prix est cochée, le prix de vente de la menuiserie est recalculé sur ce nouveau prix d’achat en fonction du coefficient de vente et des conditions tarifaires du client.
• Assistant dimensions automatiques
  Dans l’assistant menuiserie, module devis ou ventes, une grille apparait vous permettant de sélectionner les hauteurs/largeurs.
• Afficher les vendeurs et assistants/région
  Cette option permet de filtrer les vendeurs et les assistants affichés dans la fiche client en fonction de la région de l’agence saisie sur le client.
• Mettre toutes les lignes dans les situations
  Cette option permet d’afficher toutes les lignes, sur les factures partielles ou de situation, même si celles-ci ne sont pas facturées.
  Comme de nombreuses modifications effectuées dans HerculePro, ce changement ne prendra effet que pour les prochaines factures.
• Factures comptabilisées non modifiables
  Cette option interdit la modification des factures transférées en comptabilité.
• Est fabricant : Ce champ sert aux bons de commande pré-imprimés pour afficher soit le coefficient d’achat soit celui de vente, soit l’adresse du client soit l’adresse du fabricant par exemple suivant le contexte de la formule employant la variable « $Societe.EstFabricant » et où « Est fabricant » est coché ou non.
• Transférer les remises saisies par montant
  Lors de la génération de documents partiels, tels les BL ou les Factures, si dans le document de base des remises avaient été saisies en montant (et non en pourcentage, où là le document partiel récupère automatiquement les pourcentages de remise du document de base), les remises sont recalculées pour le document partiel au prorata des montants.
• Désactiver le formatage du téléphone
  Lorsque cette option est cochée la mise en forme du téléphone (insertion des blancs entre groupe de 2 chiffres) est désactivée.
• Calcul automatique du crédit
  Lorsque cette option est cochée le calcul de l’offre de financement des modules devis et ventes se fait automatiquement .
• Catalogues filtrés sur l’agence de la session
  Lorsque cette option est cochée, les catalogues disponibles par agence, le sont en fonction de l’agence de l’utilisateur HerculePro et non pas sur l’agence de rattachement de la fiche client.
• Déduire financement du solde de la vente
  Lorsque cette option est cochée, le montant du financement est déduit du Total TTC.
• Choix des produits à commander
  Si l’option est cochée, alors, lors de la création d’une nouvelle commande depuis l’onglet « Achats » du module « Ventes », une fenêtre de sélection des lignes s’affiche pour sélectionner celles à ajouter dans la commande d’achat. Seules les lignes liées au même fournisseur que la première ligne sélectionnée pourront être sélectionnées. A la validation de la fenêtre, la commande achat sera créée.
• Proposer les imputations d’acomptes
  Cette option permet d’imputer tout ou partie de l’acompte lors de la génération des factures partielles.

Onglet Champs

Cet onglet permet de paramétrer les différents champs présents dans le logiciel.

Onglet Affichage

Ce dernier onglet permet de :

• définir l’image d’arrière-plan du logiciel en cliquant sur le bouton   (bmp, jpg ou jpeg seulement taille < 128 Ko)
• adapter l’image d’arrière-plan sur toute la surface de la page d’accueil en cochant l’option
• choisir un style d’affichage pour l’ensemble du logiciel
• choisir la panoplie des boutons apparaissant entre autre dans les barres d’outils
• changer les polices utilisées dans les écrans par HerculePro
• personnaliser vos fenêtres d’accueil
• changer la couleur des lignes, de l’onglet ‘Lignes’ des documents des ventes

Onglet Support

‘L’attestation individuelle (CGI, art 286, I-3° bis)’, indique que votre logiciel HerculePro satisfait aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, en vue du contrôle de l’administration fiscale, prévues au 3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts.

L’historique conserve une trace de toutes les modifications faites dans les divers modules du logiciel.

Les outils support permettent d’effectuer des maintenances sur le logiciel.