Sous réserve de faisabilité et d'étude au préalable par le support technique
Qu’est ce que l’archivage?
Afin d’éviter une surcharge de données sur le logiciel, il vous est possible d’effectuer un « nettoyage » grâce à l’archivage tout en gardant votre historique.
Ce n’est pas une suppression mais simplement un déplacement de votre base de production vers la base archive. De ce fait, votre base de données gagnera de l’espace, ce qui améliorera la fluidité du logiciel. Les dossiers en cours resteront sur la base de production.
Celle-ci est mise en place sur demande par notre service technique, et une charte sera à compléter et à signer par vos soins.
Démarrage et fonctionnement
Le point de départ de l’archivage se fait à partir d’une date définie à l’avance : tous les documents antérieurs à celle-ci sont transférés sur la base d’archive. Cela peut concerner toutes les données antérieures à 12, 24 mois, selon votre choix.
Cependant, au besoin, vous pouvez récupérer un dossier en faisant un « transfert de société » de la base archive vers la base production. Vous ne perdez donc aucune donnée. (Cf. le lien vers la FAQ sur le la procédure de transfert.
A l’ouverture du logiciel, la base archive se présentera ainsi :une
Quelques exemples de mises en situation de dossiers non clos:
Un dossier date de 2019 et la date d’archivage est le 01/01/2020 :
- Une commande de 2019 comportant des partielles de 2019 ne se supprimera de votre liste car la facture finale sera éditée en 2020.
- Néanmoins, si les partielles ET la facture finale datent de 2019, alors tout le dossier passe sur la base archive
- Les documents qui possèdent des règlements postérieurs à la date donnée ne seront pas retiré
- Un dossier de 2019 avec un SAV en cours reste sur la base production
- Un dossier avec un rendez-vous postérieur à la date choisie ne sera pas archivé
- Un dossier avec une intervention (envoi mail, impression…) postérieur à la date choisie ne sera pas archivé
En résumé l’archivage c’est :
